Für eine ausländische Firma arbeiten, in Portugal leben

„Arbeitet hier jemand als Freelancer oder selbstständiger Auftragnehmer in Portugal, mit der Firma in den USA?“ Die kurze Antwort für alle in dieser Lage: Sobald Sie in Portugal leben, besteuert Portugal Ihr Einkommen aus der ganzen Welt. Wo Ihr Arbeitgeber, Ihr Kunde oder Ihre Firma registriert ist, ändert daran nichts. Es ändert, wie Sie das Geld erklären und wo Sie Sozialversicherung zahlen.

1. Ab wann Portugal Sie besteuert

In der Regel beginnt die Ansässigkeit mit dem ersten Tag des Aufenthalts, nicht am 1. Januar. Betrachtet Sie ein anderes Land ebenfalls als ansässig, entscheidet das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen beiden, wer zuerst besteuert. Das ist eine Frage für einen Steuerberater, am besten vor dem Umzug.

2. Drei typische Konstellationen

Angestellt bei einer ausländischen Firma

Ihr Gehalt ist Einkommen aus nichtselbstständiger Arbeit. Hat die Firma keine Lohnabrechnung in Portugal, behält niemand portugiesische Steuer ein: Sie erklären es selbst in der jährlichen IRS-Erklärung, online abzugeben zwischen dem 1. April und dem 30. Juni des Folgejahres. Welche Sozialversicherung für Sie gilt, hängt davon ab, wo der Arbeitgeber sitzt und ob es ein Abkommen zwischen beiden Ländern gibt. Fragen Sie den Arbeitgeber und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben, vor Ihrem ersten Monat in Portugal.

Auftragnehmer über die eigene ausländische Firma (US-LLC, britische Ltd)

Portugal schaut auf Sie, den Ansässigen, nicht nur auf die Firma. Was Sie sich auszahlen, ist in Portugal steuerpflichtig, und je nach Rechtsform und Besteuerung der Firma im Ausland kann es auch ihr Gewinn sein. Eine Firma, die praktisch von Ihrer Wohnung in Portugal aus geführt wird, kann zudem Pflichten in Portugal für die Firma selbst auslösen. Das sind keine Regeln, die man aus einem Forumsthread ableitet. Nehmen Sie einen portugiesischen Steuerberater und, als US-Bürger, einen US-Steuerberater mit Portugal-Erfahrung, vor der ersten Rechnung, nicht danach.

Selbstständig in Portugal (recibos verdes)

Sie melden beim Finanzamt (Finanças) eine Tätigkeit an und stellen allen Kunden, auch ausländischen, Rechnungen über das System der recibos verdes. In der vereinfachten Regelung wird nur ein Teil des Umsatzes besteuert: 75% bei den Berufen der amtlichen Liste und 35% bei anderen Dienstleistungen. Portugiesische Geschäftskunden behalten meist einen Teil jeder Rechnung an der Quelle ein; ein ausländischer Kunde ohne Präsenz in Portugal behält hier in der Regel nichts ein. Schritt für Schritt: recibos verdes erklärt.

3. Sozialversicherung als Selbstständiger

US-Bürger: Die USA und Portugal haben ein Sozialversicherungsabkommen, in Kraft seit dem 1. August 1989. Bei selbstständiger Arbeit gilt: Wären Sie in beiden Ländern beitragspflichtig, zahlen Sie nur im Land Ihres Wohnsitzes. Wer in Portugal lebt, zahlt also in die portugiesische Sozialversicherung. Sie geben trotzdem jedes Jahr eine US-Steuererklärung ab und beantragen die Befreiung von der US-Steuer auf selbstständige Arbeit mit einer portugiesischen Versicherungsbescheinigung, die Sie bei Ihrer portugiesischen Sozialversicherungsstelle anfordern.

4. NHR ist geschlossen, IFICI passt selten

Die alte Regelung für nicht gewöhnlich Ansässige (NHR) wurde mit dem Gesetz 82/2023 aus dem IRS-Gesetzbuch gestrichen. Ihr Nachfolger, das IFICI, besteuert Einkünfte aus nichtselbstständiger und selbstständiger Arbeit 10 Jahre lang pauschal mit 20%, wenn Sie in keinem der fünf Vorjahre in Portugal steuerlich ansässig waren. Es gilt aber nur für Einkünfte aus aufgezählten Tätigkeiten: Hochschullehre und Forschung, Stellen in zertifizierten Startups, Personal in Forschung und Entwicklung, hochqualifizierte Berufe in Unternehmen mit Investitionsförderung oder mindestens 50% Exportanteil am Umsatz, und Stellen bei Unternehmen, die AICEP oder IAPMEI als bedeutsam anerkannt haben.

Ein Remote-Job für eine ausländische Firma oder Freelancing für ausländische Kunden steht in der Regel nicht auf dieser Liste. Prüfen Sie Ihre konkrete Tätigkeit mit einem Steuerberater, bevor Sie mit 20% rechnen.

5. Niemand behält für Sie ein: Geld zurücklegen

Mit ausländischem Arbeitgeber oder ausländischen Kunden wird im Laufe des Jahres keine portugiesische Steuer abgezogen. Die Steuer für das ganze Jahr kommt auf einmal, nach der Erklärung im folgenden Frühjahr, und die Sozialversicherungsbeiträge laufen zusätzlich jeden Monat. Eröffnen Sie ein eigenes Konto und überweisen Sie ab dem ersten Monat einen festen Anteil jeder Zahlung dorthin. Lassen Sie sich vom Steuerberater eine Schätzung auf Basis Ihres echten Einkommens geben, nicht einen Prozentsatz aus einer Chatgruppe.

US-Bürger: Die USA besteuern ihre Bürger auf das Welteinkommen, egal wo sie leben. Entlastungen wie der Ausschluss ausländischer Arbeitseinkommen (foreign earned income exclusion) oder die Anrechnung ausländischer Steuern gibt es nur, wenn Sie eine US-Erklärung abgeben. Rechnen Sie mit zwei Erklärungen pro Jahr und planen Sie sie gemeinsam.

Checkliste, bevor Sie aus Portugal Rechnungen stellen

• Zählen Sie Ihre Nächte in Portugal und kennen Sie das Datum, ab dem Sie steuerlich ansässig sind.
• Wählen Sie die Form mit einem Steuerberater: angestellt, eigene ausländische Firma oder recibos verdes.
• Melden Sie die Tätigkeit bei Finanças vor der ersten Rechnung an, wenn Sie recibos verdes wählen.
• Klären Sie, welche Sozialversicherung gilt, und bewahren Sie die Bescheinigung auf, wenn es nicht die portugiesische ist.
• Planen Sie nicht mit IFICI, wenn Ihre Tätigkeit nicht eindeutig auf der Liste steht.
• Führen Sie ein eigenes Konto für Steuern und Sozialversicherung.
• US-Bürger: weiter in den USA erklären und beide Erklärungen abstimmen.

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